Compliance Documentation Request for Regulatory Standards

Demande de documentation de conformité aux normes réglementaires

Subject: Compliance Documentation Request for Regulatory Standards

Dear Supplier,

We would like to emphasize the significance of European Regulation No. 1907/2006, commonly known as "REACH" (Registration, Evaluation, Authorization, and Restriction of Chemicals), which came into effect on June 1, 2007. This regulation is designed to restrict the usage of hazardous substances in electrical and electronic equipment, with the primary objective of safeguarding human health and the environment while fostering competitiveness and innovation.

Since July 1, 2006, all electrical and electronic products marketed within the European Union must also adhere to the RoHS directive. This directive aims to curtail the utilization of ten hazardous substances in such products.

Furthermore, the European Union has enforced regulations on conflict minerals since January 1, 2021, to mitigate the sourcing of minerals from regions where profits fund armed conflicts. These regulations apply to mineral and metal importers within the EU.

In the United States, the Environmental Protection Agency (EPA) introduced new substance restrictions under the U.S. Toxic Substances Control Act of 1976 (TSCA) on January 6, 2021. This legislation governs chemical substances in the United States, and since March 8, 2021, companies are obligated to report the presence of five newly restricted substances in products sold in the US market.

To comply with these regulations, as a distributor, we are obligated to provide our customers with the necessary information by tracing the supply chain of our components. To simplify this process, we ask you to send the required documents to coc@es-france.com and in the deliveries.

The requested documents are :

1. A document affirming that you do not employ chemicals listed as "extremely concerning" by the European Chemicals Agency (ECHA), updated as of June 14, 2023, along with confirmation of substance registrations within the supply chain.
2. Compliance certificates for REACH, RoHS, conflict minerals, and TSCA investigations.
3. Safety Data Sheets (SDS)
4. Certificates of origin of products
5. EC certificates of conformity

SEND YOUR REQUESTED DOCUMENTS

We also remind you that CE marking is mandatory for all products covered by European regulatory texts (directives or regulations) that explicitly require it. It is prohibited for products not covered by any of these legislations.

As a distributor, our responsibility is to convey this information to our customers, both upstream and downstream in the supply chain. Additional documents may be requested in case of inquiries from our customers seeking clarification.

Should you encounter any difficulties, please do not hesitate to contact us.

We appreciate your cooperation and swift responses.

Sincerely,

The ES France Management

Objet : Demande de documentation de conformité aux normes réglementaires

Cher fournisseur,

Nous souhaitons rappeler l'importance du règlement européen N° 1907/2006, également connu sous le nom de "REACH" (Registration, Evaluation, Authorization and Restriction of Chemicals), qui est entré en vigueur le 1er juin 2007. Ce règlement vise à restreindre l'utilisation de substances dangereuses dans les équipements électriques et électroniques, dans le but de protéger la santé humaine et l'environnement tout en favorisant la compétitivité et l'innovation.

Depuis le 1er juillet 2006, tous les produits électriques et électroniques vendus dans l'Union Européenne doivent également être conformes à la directive RoHS. Cette directive vise à limiter l'utilisation de dix substances dangereuses dans ces produits.

De plus, le règlement de l'Union européenne sur les minerais de conflit est en place depuis le 1er janvier 2021 pour empêcher ou réduire l'approvisionnement en minerais provenant de régions où les profits financent les conflits armés. Il s'applique aux importateurs de minéraux et de métaux dans l'UE.

Aux États-Unis, l'Environmental Protection Agency (EPA) a annoncé des restrictions relatives aux substances nouvelles en vertu de la U.S. Toxic Substances Control Act de 1976 (TSCA) le 6 janvier 2021. Cette loi réglemente les produits chimiques aux États-Unis, et depuis le 8 mars 2021, les entreprises doivent signaler la présence de cinq nouvelles substances d'application restreinte dans leurs produits vendus sur le marché américain.

Afin de nous conformer à ces réglementations, en tant que distributeur, nous sommes tenus de fournir à nos clients les informations nécessaires en traçant la chaîne d'approvisionnement de nos composants. Pour simplifier ce processus, nous vous demandons de transmettre les documents requis à l’adresse coc@es-france.com et dans les livraisons.

Les documents requis sont :

1. Un document attestant que vous n'utilisez pas de produits chimiques répertoriés comme "extrêmement préoccupants" par l'ECHA (Agence européenne des produits chimiques), avec une mise à jour au 14 juin 2023, ainsi que la confirmation de l'enregistrement des substances utilisées dans la chaîne d'approvisionnement.
2. Les certificats de conformité pour REACH, RoHS, les minerais de conflit, ainsi que l'enquête TSCA
3. Les fiches de données de sécurité (FDS)
4. Les certificats d’origine des produits
5. Les certificats de conformité CE

Envoyer les documents requis

Nous rappelons également que le marquage CE est obligatoire pour tous les produits couverts par les textes réglementaires européens (directives ou règlements) qui le prévoient explicitement. Il est interdit pour les produits qui ne sont pas couverts par une de ces législations.

En tant que distributeur, notre responsabilité est de transmettre ces informations à nos clients, tant en amont qu'en aval de la chaîne d'approvisionnement. Il se peut que d’autres documents vous soient demandés dans le cas de demandes de précisions de la part de nos clients.

Si vous rencontrez des difficultés, n'hésitez pas à nous contacter.

Nous vous remercions pour votre coopération et pour vos réponses rapides. Cordialement,

Direction ES France

[Infographie] L'enregistrement des substances chimiques dans REACH : qui fait quoi ?

Dans l'espace économique européen, selon la réglementation REACH, chacun des acteurs économiques a des obligations au cours du cycle de vie d'une substance chimique :

• au moment de la mise sur le marché, les 70 000* importateurs 6 000* fabricants doivent enregistrer la substance auprès de l'Agence européenne des produits chimiques (ECHA) ;
• les 400 000* distributeurs et les 1 200 000* utilisateurs (industriels, artisans, peintres, ébénistes, fabricants de produits finis...) doivent se renseigner auprès des fournisseurs sur le bon enregistrement de la substance utilisée.